Wprowadzenie

Rok 2026 to dla przedsiębiorców w Polsce moment, w którym wchodzą w życie znaczące zmiany podatkowe – takie, że lepiej ich nie zlekceważyć. W praktyce będą to trzy pola, które mogą mocno wpłynąć na cash flow, strukturę kosztów i wymagania operacyjne:

1. limit zwolnienia z VAT zostaje podniesiony, co da większą elastyczność małym firmom,
2. nowe limity amortyzacji/leasingu samochodów mogą zwiększyć koszty użytkowania pojazdów firmowych,
3. obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla wszystkich przedsiębiorców, co wymusi reorganizację fakturowania.

W tym artykule pokazujemy, co dokładnie się zmienia, jakie mogą być konsekwencje i jakie działania warto podjąć już dziś — żeby nie wpaść w pułapki zmian.

1. Podniesiony limit zwolnienia z VAT

Co się zmienia

Od 1 stycznia 2026 roku limit zwolnienia podmiotowego z VAT zostaje podwyższony z obecnych 200 000 zł rocznego obrotu do 240 000 zł. 

Co ważne: jeśli firma w 2025 roku przekroczyła obecny limit 200 000 zł, ale nie przekroczyła nowego progu 240 000 zł, to od 2026 roku może dalej korzystać ze zwolnienia. 

Dodatkowo, przepis ten obejmuje także przedsiębiorców z innych krajów UE korzystających ze zwolnienia w Polsce (procedura SME). 

Co to oznacza w praktyce

• Drobne firmy, jednoosobowe działalności gospodarcze i lokalni usługodawcy mogą skorzystać z większego marginesu bezpieczeństwa bez konieczności rejestracji do VAT i prowadzenia pełnej dokumentacji VAT-owskiej.
• Większy limit to mniej formalności, mniej deklaracji, mniej ryzyka błędów w rozliczeniach podatkowych.
• Z drugiej strony: nie zawsze wejście w VAT jest złe — czasem bycie VAT-owcem daje przewagę konkurencyjną albo możliwość odliczenia VAT-u przy zakupach, więc decyzję „pozostać na zwolnieniu” vs „stać się czynny VAT” warto dobrze przemyśleć.

Co warto zrobić

1. Przeprowadzić analizę, jaki był obrót firmy w 2025 r. i oszacować, czy w 2026 r. firma może pozostać na zwolnieniu z VAT bez rejestracji.
2. Jeśli planowane przychody mogą zbliżać się do nowego limitu 240 000 zł, warto rozważyć scenariusze „z VAT” – porównać, czy koszty prowadzenia VAT-owca i możliwości odliczeń przeważą nad uproszczeniami zwolnienia.
3. Rozważyć planowanie zwiększania przychodów w 2026 roku — większy limit VAT daje więcej przestrzeni na rozwój bez automatycznego wejścia w VAT.

2. Nowe limity odliczeń dla samochodów firmowych

Co się zmienia

Od 1 stycznia 2026 r. wchodzą nowe limity amortyzacji i opłat leasingowych/najemnych dla samochodów osobowych, uzależnione od emisji CO₂ i rodzaju napędu. 

Szczegóły:

• 225 000 zł – dla pojazdów elektrycznych i wodorowych (bez zmian). 
• 150 000 zł – dla aut o emisji CO₂ poniżej 50 g/km (niskoemisyjne). 
• 100 000 zł – dla większości aut spalinowych i hybryd o emisji CO₂ równej lub wyższej niż 50 g/km. 

Co więcej: nowe zasady dotyczą również samochodów użytkowanych w leasingu operacyjnym i najmie długoterminowym — limity podatkowe mogą być stosowane już od 2026 r., niezależnie od daty zawarcia umowy leasingowej. 

Skutki dla przedsiębiorców

• Jeśli firma kupuje lub leasinguje auta spalinowe lub tradycyjne hybrydy, od 2026 r. będzie mogła zaliczyć do kosztów podatkowych maksymalnie 100 000 zł wartości pojazdu. Reszta „przepada” dla celów podatkowych i może zwiększyć obciążenia podatkowe.
• To realny wzrost kosztów użytkowania samochodów firmowych, szczególnie w flotach, gdzie cena samochodów często przekracza nowe limity.
• Z drugiej strony: auta elektryczne lub niskoemisyjne mają lepsze limity podatkowe — mogą być bardziej opłacalne pod kątem kosztów podatkowych w firmie niż tradycyjne spalinówki.

Co warto zrobić

1. Przeanalizować flotę firmy — jakie samochody są w użyciu, jakie mają emisję CO₂ i jaki będzie nowy limit podatkowy od 2026 roku.
2. Zastanowić się nad zakupem samochodów niskoemisyjnych lub elektrycznych — mogą one przynieść korzyść podatkową w porównaniu ze starszymi, spalinowymi autami.
3. Jeśli planujemy leasing lub najem długoterminowy nowych aut, warto oszacować, jak nowy limit wpłynie na koszty podatkowe (np. ile z rat leasingowych będzie w kosztach).
4. Rozważyć zakup samochodu firmowego do końca 2025 r., by skorzystać ze starego (korzystniejszego) limitu podatkowego, jeśli to ekonomicznie uzasadnione.

3. Obowiązkowy KSeF dla wszystkich przedsiębiorców

Od 2026 r. wszystkie przedsiębiorstwa będą musiały korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) — faktura to dokument ustrukturyzowany XML, wysyłany przez system KSeF, a nie PDF na e-mail.

Wersja KSeF 2.0 wprowadza nowe funkcje: tryb offline24 (bufor na brak internetu) oraz możliwość dołączania załączników do e-faktur po wcześniejszym zgłoszeniu takiej intencji.

To oznacza koniec z chaosem w obiegu faktur i początek wymogu integracji systemów, walidacji danych, wdrożenia procedur i szkoleń pracowników.

Co się zmienia

• Od 2026 r. wszystkie przedsiębiorstwa będą musiały korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) — faktura to dokument ustrukturyzowany XML, wysyłany przez system KSeF, nie PDF e-mail.
• Wersja KSeF 2.0 przynosi nowe funkcje: tryb offline24 (bufor na brak internetu) oraz możliwość dołączania załączników do e-faktur po uprzednim zgłoszeniu intencji.
• Koniec z chaosem w obiegu faktur — przychodzą wymogi integracji systemów, walidacji danych, procedur i szkoleń użytkowników.

Co warto zrobić

1. Przeprowadzić audyt gotowości (systemy sprzedaży, CRM, ERP, fakturowania, księgowości).
2. Zaplanować integrację z KSeF — emisja XML, odbiór faktur zakupowych, obsługa offline24 i załączników, walidacje danych.
3. Uzyskać certyfikat dostępu do KSeF z wyprzedzeniem i przeprowadzić testy – nie odkładać tego na ostatnią chwilę.
4. Przeszkolić pracowników i wdrożyć procedury — kto wystawia, kto zatwierdza, kto wysyła offline24 albo załączniki, jak postępować przy błędach, jak archiwizować.
5. Monitorować start operacyjny: liczbę odrzuceń, czas od wystawienia faktury do akceptacji w KSeF, feedback od kontrahentów i korekty procesowe.

4. Podsumowanie

Rok 2026 to rok zmian, które mogą realnie wpłynąć na koszty, procesy sprzedażowe i operacyjne w firmie. Podniesienie limitu zwolnienia z VAT daje większą swobodę małym firmom, ale decyzja „zostać na zwolnieniu” vs „wejść w VAT” wymaga nowego przeliczenia. Nowe limity podatkowe dla samochodów firmowych mogą zwiększyć koszty użytkowania aut spalinowych, co sprawia, że warto rozważyć floty niskoemisyjne lub planować zakupy jeszcze w 2025. A obowiązkowy KSeF zmienia model fakturowania — lepiej być przygotowanym wcześniej, niż próbować ratować się w ostatniej chwili.

Zalecenie dla firm: zacznij działać teraz — audyt, planowanie zmian zakupowych i procesowych, testy technologiczne i szkolenia. Balance może Ci w tym pomóc: od audytu przez projekt docelowy po stałe wsparcie wdrożeniowe i monitoring.

5. Źródła

• Od 2026 r. wzrośnie limit zwolnienia z VAT do 240 000 zł (Infor)
• Od 2026 zmiany w rozliczeniu kosztów samochodu firmowego – nowe limity amortyzacji i leasingu (IFIRMA)
• Od stycznia 2026 nowe zasady rozliczania aut w firmie – wielu przedsiębiorców straci (PIT.pl)
• Nowe limity amortyzacji samochodów osobowych od 2026 r. – uzależnione od emisji CO₂ (Infor)
• VAT SME – kto skorzysta z nowego progu 240 tys. zł? (Blog TPA)